Les avantages de l’externalisation

Auteur : HL

Face à la hausse de l’inflation, à l’explosion du prix de l’énergie, l’augmentation des coûts du travail pour certains postes, les frais généraux augmentent en France. On peut vouloir améliorer sa valeur ajoutée.
De plus, il est parfois difficile de recruter et de conserver certaines compétences en interne. Enfin, on peut vouloir se recentrer sur son cœur de métier, son cœur d’activité. Ce sont autant de raisons pour lesquelles les services externalisés peuvent rendre de grands services aux entreprises en recherche d’économies et de gains de temps.
Ainsi on peut vouloir externaliser une partie de ses services supports à un prestataire externe délocalisé et rester opérationnel à 100%.

Les avantages de l’externalisation

1 – Les coûts.

Externaliser certains services peut être moins coûteux pour l’entreprise que de les gérer en interne. Cela peut être particulièrement vrai si l’entreprise externalise des services à haute intensité de main-d’œuvre, comme la paye ou le secrétariat, ou même aujourd’hui la direction financière. La grande entreprise peut aussi avoir intérêt à externaliser certaines tâches.

2 – La flexibilité.

Externaliser permet à l’entreprise de s’adapter rapidement aux changements de la demande avec réactivité, en ajustant facilement les niveaux de service. Dans le digital par exemple, il est difficile d’envisager un avenir pour nombre d’entreprises, sans passer par internet et les réseaux sociaux. Certaines compétences sont difficiles à recruter ou hors de prix. De plus, la société n’a pas forcément besoin de cette main d’œuvre à plein temps. C’est ce que permet le travail à temps partagé proposé par les cabinets d’externalisation.

3 – L’accès à l’expertise.

En externalisant, la tep-pme peut bénéficier de l’expertise de fournisseurs spécialisés dans un domaine particulier, comme la paye, la RH, la direction financière, la gestion de projet, la création de site internet, le marketing digital ou le développement de logiciels. Vous pouvez par exemple bénéficier de l’expertise de chargés de paye pour la paie et surtout les déclarations sociales et le suivi de la législation sociale qui sont si compliquées à suivre en France.

4 – L’innovation

Externaliser peut permettre à l’entreprise d’accéder à des technologies et à des pratiques innovantes mises en œuvre par les fournisseurs de services. Vous pouvez améliorer votre marketing digital et utiliser la puissance de l’IA notamment pour faire parler vos données dans le domaine du marketing ou de la finance de votre entreprise. Vous pouvez également bénéficier de DAF d’expérience à temps partagé pour un coût hyper compétitif.

5 – Mise en œuvre rapide

Externaliser peut permettre à l’entreprise de mettre en place rapidement de nouveaux services ou de nouvelles activités, sans avoir à embaucher de nouveaux employés ou à investir dans de nouveaux équipements. Le coût, le temps du recrutement et la durée d’une formation pour une personne embauchée sont parfois rédhibitoires pour une TPE-PME qui veut quand même bénéficier de la compétence grâce au service externalisé.

Les services que l’on peut externaliser

Les avantages de l’externalisation sont nombreux. On compte de nombreux services qui peuvent être externalisés par une entreprise, en voici quelques exemples.

Services de support informatique.

La gestion d’un système informatique performant peut s’avérer complexe. Or une entreprise peut externaliser la gestion de ses systèmes informatiques et de ses réseaux à une entreprise spécialisée dans le support informatique. L’externalisation informatique est courante notamment avec l’Inde. Déjà les ERP et les CRM sont une forme d’externalisation informatique car les outils sont en ligne, sur le cloud.

On peut également faire appel à des freelance. Pensez bien à la clause contractuelle de réversibilité des données pour récupérer vos données si le contrat avec le prestataire s’arrête. 

Services administratifs.

Une entreprise peut externaliser la gestion de la facturation, le suivi budgétaire, le suivi de ses encaissements, les travaux de secrétariat. Elle peut ainsi sous-traiter une partie des tâches administratives qui sont peu créatrices de valeur ou qui demandent des compétences particulières. Le secrétariat externalisé avec la saisie au kilomètres en fait partie. On peut faire appel à une assistante externalisée, une secrétaire indépendante qui fait aussi du télé-secrétariat et qui peut vous servir de standardiste. C’est utilisé pour la prise de rendez-vous. Le secrétariat médical externalisé est devenu un classique.

Services financiers.

L’entreprise peut déléguer l’analyse financière et le conseil. Certains experts-comptables délocalisent le traitement de la comptabilité dans des pays francophones où les comptables travaillent avec des normes similaires. La mise à niveau est facile. Ce sont essentiellement des pays d’Afrique.

Services de RH.

L’externalisation RH est une pratique courante. Une entreprise peut externaliser le bulletin de paie, les déclarations sociales, les fiches salariés, les entretiens annuels et le recrutement, à une entreprise spécialisée dans les RH. L’externalisation de la gestion de la paie est devenu un classique.

Services de marketing.

L’externalisation marketing est courante, mais tout dépend à quel prix. Une entreprise peut externaliser la gestion de ses campagnes de marketing et de publicité, notamment dans le e-commerce, à une entreprise spécialisée. Elle peut également sous-traiter la gestion de la relation client avec un centre d’appel qui assure une permanence téléphonique via un standard téléphonique avec des appels entrant voire des appels sortant. Elle peut faire appel à un Community Manager à temps partagé.

Services de logistique.

Une entreprise peut externaliser la gestion de ses chaînes d’approvisionnement et de distribution à une entreprise spécialisée dans la logistique.
Les services de back-office peuvent donc quasiment tous être externalisés. C’est une forme de sous-traitance avantageuse, une délocalisation de la gestion administrative, commerciale et/ou financière de l’entreprise. D’autres services qui peuvent être externalisés, comme les services de nettoyage, les services de maintenance, les services de traduction, l’archivage, etc.

Le bras droit du chef d’entreprise.

Certaines sociétés d’externalisation proposent de fournir un bras droit à temps partagé (on le choix de temps de travail). Parmi les fonctions proposées on peut louer les services d’une secrétaire de direction ou d’un cadre de direction. Une entreprise de taille moyenne peut parfois avoir besoin de l’éclairage d’un cadre expérimenté ayant travaillé dans des organisations efficaces et à succès. Le transfert de compétences peut être intéressant et les coûts sont très abordables.

Le coût des services

Le coût des services externalisés dépend de plusieurs facteurs, tels que le type de service, la complexité du travail, la durée de l’accord de service et la réputation de l’entreprise prestataire de services. Cependant, le coût compte parmi les avantages de l’externalisation.

En général, externaliser un service peut être moins coûteux que de le faire en interne, car l’entreprise prestataire de services peut avoir des économies d’échelle et peut être en mesure de fournir le service de manière plus efficace. C’est d’autant plus vrai si cette entreprise travaille depuis l’étranger où les coûts salariaux sont moindres qu’en France.

De manière générale, externaliser est en principe plus léger et plus simple à mettre en place qu’un développement interne. Il faut alors juger de la pertinence de la conservation ou de l’externalisation du service.

Toutefois, il est important de comparer les coûts de différentes entreprises prestataires de services et de tenir compte de tous les coûts associés à l’externalisation, y compris les frais de mise en place et de gestion de l’accord de service. Pensez bien à établir un contrat d’externalisation.

Enfin, il est recommandé de demander des devis à plusieurs entreprises prestataires de services afin de trouver la solution la plus avantageuse pour votre entreprise.