L’assistance RH

Auteur : HL

C’est quoi l’assistance en Ressources Humaines ?

Un assistant RH est une personne qui assiste le service RH ou autrement nommé, le service du personnel en gestion des ressources humaines et dans leurs tâches quotidiennes. Il fait de la gestion RH.

Le travail du collaborateur peut inclure la gestion des dossiers des employés, la mise à jour des bases de données du personnel, le suivi des absences. Donc il peut assurer la préparation de documents liés aux ressources humaines. Il peut participer à la gestion des paies et des avantages sociaux avec les comptables. En fait il s’intègre dans l’ensemble des métiers de la RH.

Ce gestionnaire RH peut faire les attestations, participer à la gestion des entretiens annuels, travailler sur la gestion du temps, établir un solde de tout compte et participer à la communication avec les employés et les candidats potentiels. Ce poste implique beaucoup de gestion administrative du personnel tout de même.

L’assistant RH peut également être responsable de l’application des lois et réglementations du droit du travail. Donc l’assistance en Ressources Humaines peut intervenir dans la mise en place de programmes de développement du personnel, de la GRH et de la gestion de la performance des employés.

La gestion des dossiers du personnel

Gérer les dossiers des employés peut impliquer de nombreuses tâches différentes.

Par exemple, l’assistant RH peut être chargé de mettre à jour les informations des employés dans la base de données de l’entreprise, de stocker et de gérer les documents physiques tels que les contrats de travail (CDI, CDD, contrats avec les intérimaires, les apprentis, etc) et les formulaires de paie. Tout ceci fait partie du métier de l’assistance en Ressources Humaines.

Il est amené à suivre les absences et les congés, à gérer les demandes de formation et de développement professionnel, et à traiter les demandes de changement de situation personnelle (par exemple, un changement de nom ou de statut matrimonial). Il peut suivre un tableau de bord RH. Il peut être chargé de traiter les question de prévoyance ou de mutuelle santé. Il peut être amené à répondre à une question posée par le responsable de la gestion du personnel sur la convention collective, sur les rémunérations de tel catégorie dans l’entreprise. S’il a les compétences il peut faire des recherches sur un point du droit du travail, de gestion sociale ou sur les nouveaux taux de cotisations sociales. Il peut travailler pour la préparation d’un contrat sur la question des clauses du contrat de travail, tout dépend de sa formation. Il n’a donc pas le temps de s’ennuyer. Ce sont les domaines d’intervention de l’assistance RH.

L’assistant RH peut également être responsable de la communication avec les employés pour obtenir les informations nécessaires pour mettre à jour leurs dossiers et de veiller à ce que les dossiers soient organisés et à jour.

Le traitement de la paie

Le traitement de la paye consiste à s’assurer que les employés de l’entreprise sont payés de manière précise et en temps voulu et que les obligations légales sont bien respectées. Tous les mois, il faut intégrer les éléments variables, les fameuses variables de paye mensuelles.

Cela peut impliquer de nombreuses tâches différentes, telles que la collecte et la vérification des heures travaillées, le calcul des salaires et des retenues. Parfois cela comprend l’émission de chèques de paie ou de virements bancaires. Le plus souvent l’assistant RH enregistre les demandes de congés et d’absences, intervient sur le calcul des indemnités, mets à jour des bases de données de paie, fait le suivi de la masse salariale et des données sociales. Il travaille sur des logiciels métiers, un sirh, le plus souvent en mode saas (logiciel sur le cloud). Il doit donc apprendre à utiliser ces outils.

L’assistant RH peut être chargé de suivre voire de traiter la paie seul ou sous la supervision d’un responsable des ressources humaines, d’un responsable paie ou d’un comptable. Il peut travailler sur un logiciel de paie, faire le paramétrage des absences, extraire les charges sociales des logiciels de paie, réaliser les DSN pour les organismes sociaux (l’URSSAF) et sortir les bulletins de salaire. Attention, les déclarations sociales sont incontournables en France.

Il peut travailler en externalisation en utilisant des outils comme SILAE et ODOO. L’externalisation de la paie que ce soit en expertise-comptable ou dans l’entreprise, est une pratique courante. Il est important que le traitement de la paie soit précis et fiable, car les erreurs de paie peuvent entraîner des problèmes pour les employés et l’entreprise.

Le suivi des feuilles d’heures par l’assistance RH

Ça paraît simple mais c’est important. C’est une activité plus ou moins chronophage de l’assistance RH selon que les employés pointent ou pas. Le suivi des feuilles d’heures peut être une tâche importante pour l’assistant RH, car cela permet de s’assurer que les employés sont payés de manière précise pour le temps qu’ils ont passé au travail.

Cela peut inclure la collecte et la vérification des feuilles d’heures, le calcul des heures supplémentaires et des heures de travail en dehors des heures normales, et la mise à jour des bases de données de paie. On incrémente alors le fichier des variables de paie qui servira de base aux calcul des bulletins de paie.

L’assistant RH peut être chargé de traiter les feuilles d’heures de manière indépendante ou de travailler sous la supervision d’un responsable des ressources humaines ou d’un comptable. Il est important que le suivi des feuilles d’heures soit précis et à jour, car cela permet de s’assurer que les employés sont payés de manière juste et que l’entreprise respecte les lois et réglementations en matière de travail.

La communication avec les employés

La communication avec les employés est essentielle pour maintenir une bonne relation de travail et pour s’assurer que les employés sont informés et engagés dans leur travail. La motivation et l’implication du personnel sont deux éléments très important en matière de management d’une entreprise. L’assistant RH peut être chargé de différentes tâches liées à la communication avec les employés, telles que.

• Répondre aux questions et aux préoccupations des employés.
• Organiser des réunions ou des événements pour informer les employés des nouvelles de l’entreprise ou de changements dans les politiques ou les procédures.
• Mettre en place des canaux de communication pour permettre aux employés de poser des questions et de faire part de leurs préoccupations, comme un système de boîte aux lettres ou une plateforme en ligne.
• Assurer le suivi des demandes et des problèmes des employés et s’assurer que les questions sont résolues de manière appropriée.

Il est important que l’assistant RH soit un bon communicateur et qu’il soit à l’écoute des employés pour s’assurer que leur bien-être est pris en compte et pour maintenir une bonne ambiance de travail.

La politique RH

Le service RH et l’assistant RH participe pleinement à la mise en place de la politique RH décidée par les responsables de l’entreprise et écrite par le DRH, le patron ou un cadre.

La politique RH désigne l’ensemble des règles, procédures et lignes directrices mises en place par une entreprise pour l’administration du personnel.

Elle peut couvrir de nombreux domaines, tels que les relations de travail, la gestion de la performance des employés, la formation et le développement professionnel, la santé et la sécurité au travail, et les avantages sociaux. La politique RH peut être écrite ou verbale, formelle ou informelle, et peut être définie par l’entreprise elle-même ou par des lois et réglementations en vigueur.

L’assistant RH peut être chargé de s’assurer que la politique RH de l’entreprise est suivie et mise en œuvre de manière cohérente, de veiller à ce que les employés soient informés de la politique RH et de s’assurer que les employés ont accès aux ressources et aux supports nécessaires pour comprendre et respecter la politique.