L’assistance commerciale
Temps de lecture : 8 min
Auteur : HL
Un assistant commercial est une personne qui travaille dans une entreprise et qui est chargée de différentes tâches liées à la vente de produits ou de services.
Ses responsabilités peuvent inclure la prospection de nouveaux clients, la prise de rendez-vous avec des clients potentiels, la préparation de devis et de propositions commerciales, la gestion des commandes et des paiements, la prise en charge des réclamations et des litiges, et la participation à des événements de vente ou de marketing. C’est un bon généraliste avec une bonne culture des pratiques commerciales. Elle parle prospects, conquête de nouveaux clients, canaux, cibles, segmentation, E-mailings, Sales, plan de prospection et autres actions commerciales. Elle va utiliser des outils marketing et des outils de prospection.
L’assistant commercial travaille en principe en étroite collaboration avec les commerciaux de l’entreprise et peut être chargé de les aider dans leur travail quotidien. Il sera par exemple, de près ou de loin, intégré à une campagne de marketing direct, à des prospections commerciales et même à la stratégie de prospection. L’assistant marketing ira plus loin dans la démarche, il pourra être un salarié de l’entreprise, un freelance ou prendre la forme d’une mission par une entreprise de services externalisés.
La saisie des devis, bons de commandes et factures
La saisie des devis, bons de commandes et factures peut être une partie importante du travail d’un assistant commercial. Ces documents sont souvent utilisés pour enregistrer les transactions commerciales de l’entreprise et il est important qu’ils soient précis et à jour.
L’assistant commercial peut être chargé de créer ces documents en utilisant des logiciels de gestion commerciale ou en les saisissant manuellement dans un fichier Excel ou un autre outil de gestion de données.
Il peut également être responsable de la vérification des informations contenues dans ces documents, de la mise à jour des bases de données et de l’envoi de ces documents aux clients ou aux autres parties concernées.
Réalisation de mailings et publipostages
La réalisation de mailings et de publipostages peut également être une partie du travail d’un assistant commercial.
Un mailing consiste généralement à envoyer un courrier ou un e-mail à un groupe de personnes ciblées, dans le but de leur présenter un produit ou un service. Attention ici il ne s’agit pas de segmenter une clientèle ou bien de faire des calculs savants pour savoir à qui vendre tel ou tel produit, ça c’est la démarche du marketing. La personne travaille à partir d’une base de données marketing pour prospecter efficacement.
L’assistant peut participer aux actions marketing voire aux campagnes marketing. Il peut être un rouage important.
A partir d’une base de données clients intégrée dans un CRM (HubSpot ou Salesforce par exemple), il réalise des suivis voire des campagnes E-mails personnalisés en automation. L’assistant réalise le ciblage B2B ou B2C des prospects selon la cible recherchée. Il fait le suivi des clics, des ouvertures, des réponses, fait la relance, tout ceci grâce au tableau de bord des robots d’analyse SEO. Il participe là pleinement à la stratégie marketing grâce aux outils du marketing automation.
Le responsable marketing ne fait alors que valider et corriger les mails et les paramètres d’envoi. Tout ça peut être préparer par l’assistant. C’est un gain de temps énorme par rapport aux méthodes traditionnelles car on peut automatiser la prospection digitale. Cela permet de prospecter à grande échelle.
Dans la gestion de la relation client cependant, pour une bonne gestion de l’entreprise, il paraît bon de conserver de l’humain. Les assistants commerciaux sont idéals pour entretenir ce lien avec les clients.
Un publipostage, quant à lui, consiste à envoyer une publicité imprimée (par exemple, une affiche ou un dépliant) à un grand nombre de personnes. Contrairement au marketing digital, le retour sur investissement n’est pas évident aujourd’hui. De plus ce n’est pas très écologique.
L’assistant commercial peut être chargé de préparer les listes de destinataires, de créer le contenu du mailing ou du publipostage et de s’assurer de son envoi à temps. Il peut également être chargé de suivre les retours et de mettre à jour les bases de données en conséquence.
Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous
L’assistance commerciale est là pour soutenir les commerciaux. La gestion de l’agenda et la prise de rendez-vous peuvent être des responsabilités importantes pour un assistant commercial.
Il peut être chargé de planifier et d’organiser les rendez-vous avec les clients, les fournisseurs et les autres parties concernées, en utilisant un outil de gestion de l’agenda ou un logiciel de planification.
Il peut également être chargé de suivre les rendez-vous et de s’assurer qu’ils sont respectés, de mettre à jour l’agenda en cas de modification ou de déplacement de rendez-vous et de communiquer avec les clients ou les autres parties pour confirmer ou annuler les rendez-vous. La gestion de l’agenda et la prise de rendez-vous sont des tâches importantes qui peuvent contribuer à assurer la bonne marche des affaires de l’entreprise.
L’assistant commercial peut également intervenir dans la prospection commerciale au travers de la prospection téléphonique aux côté des forces de vente pour prendre un rendez-vous qualifié pour le commercial. Nous sommes là dans le marketing direct qui nécessite des connaissances en techniques de vente et en relation client. La prise de contact téléphonique nécessite la mise en place d’un argumentaire commercial solide, des techniques commerciales et une bonne réactivité.
Il peut aussi réaliser des relances téléphoniques pour aider au développement commercial.
Gestion de l’administratif commercial
Toujours lourde et rébarbative, la gestion de l’administratif commercial peut être une autre responsabilité d’un assistant commercial.
Elle peut inclure la gestion des dossiers clients et des bases de données commerciales, la gestion des commandes et des livraisons, la gestion des paiements et des factures, la préparation de documents et de rapports commerciaux, et l’organisation de réunions et d’événements. On sait que ce n’est pas toujours très motivant pour les commerciaux.
L’assistant commercial doit être organisé et rigoureux pour s’assurer que toutes ces tâches sont accomplies de manière efficace et dans les délais. Il peut être chargé de travailler en étroite collaboration avec d’autres membres de l’équipe commerciale pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles et que les processus de vente et de service sont optimisés.
Réponses mails aux clients
La réponse aux e-mails des clients peut être une partie du travail d’un assistant commercial. Il peut être chargé de répondre aux e-mails reçus par l’entreprise, de traiter les demandes des clients, de résoudre les problèmes et de fournir des informations sur les produits ou services de l’entreprise. L’assistant pourra ici utiliser des robots pour répondre de façon automatisée à un grand nombre de mails.
Il est important que l’assistant commercial soit courtois, professionnel et attentif aux besoins des clients dans ses réponses, afin de garantir un bon niveau de satisfaction et de fidélisation. Il peut également être chargé de suivre les e-mails non résolus et de s’assurer qu’ils sont transférés aux personnes compétentes pour les traiter.
Mais le travail peut aller plus loin sur le terrain marketing pour améliorer l’efficacité commerciale. L’assistant, en répondant aux mails, peut travailler la relation client
Posts sur les réseaux sociaux
Il est possible que l’assistant commercial soit chargé de gérer les comptes de l’entreprise sur les réseaux sociaux et de publier des messages sur ces plateformes.
Cela peut inclure la publication de contenu promotionnel pour promouvoir les produits ou services de l’entreprise, la réponse aux commentaires et aux messages des clients et la participation à des conversations en ligne pertinentes pour l’entreprise.
On peut également imaginer que l’assistant commercial participe à l’animation des réseaux sociaux, à l’inbound marketing en mettant en ligne des contenus préparés par le community manager sur linkedin par exemple.
La gestion des réseaux sociaux peut être un moyen important de communiquer avec les clients et de les fidéliser. Cette gestion permanente permet de capter de nouveaux prospects et de gagner de nouveaux clients. C’est pourquoi il est important que l’assistant commercial soit à l’aise avec ces outils et sache comment utiliser de manière efficace.
Si cela doit aller plus loin et prendre beaucoup de son temps, il s’agit alors plus d’un poste de Community manager qu’il vous faut. Un assistant commercial est un généraliste, pas un spécialiste.
Le démarchage téléphonique
Le démarchage téléphonique est l’action de contacter une personne par téléphone dans le but de lui vendre un produit ou un service. Cela peut être fait par des entreprises ou des organisations pour promouvoir leurs produits ou services, ou par des organisations de bienfaisance pour collecter des fonds.
Il est souvent considéré comme étant intrusif et peut être considéré comme un démarchage indésirable si la personne ne souhaite pas être contactée. Il existe des lois et des réglementations pour encadrer le démarchage téléphonique dans de nombreux pays pour protéger les consommateurs.
On peut insérer l’assistant commercial dans une forme de prospection commerciale ou de suivi de clientèle BtoB ou BtoC.