Le secrétariat du chef d’entreprise

Auteur : HL

On envisage ici, le secrétariat du chef d’entreprise comme une fonction proche du bras droit. Il ne s’agit pas d’un simple secrétariat mais d’un accompagnement au quotidien du chef d’entreprise pour lui faciliter la vie, l’aider à être performant en évitant du stress inutile. Outre le travail de secrétariat classique, cette personne doit pouvoir organiser la vie professionnelle et quelquefois familiale du chef d’entreprise.

C’est un rôle polyvalent, d’assistant ou d’assistante pour le suivi administratif, la gestion administrative mais qui peut aller jusqu’à de la gestion pme pmi. Il faut maîtriser la bureautique, les agendas, l’archivage mais aussi les appels téléphoniques, le planning du chef d’entreprise et surtout le relationnel avec toutes les partie prenantes autour de lui. Une partie de la communication interne peut passer par le secrétariat de direction.

Vous pouvez embaucher cette perle rare ou faire appel à un service d’intérim ou à un service externalisé, à temps partagé ou à plein temps.

Le secrétariat de direction

Un secrétariat de direction haut de gamme est un service de soutien administratif et opérationnel destiné aux personnes très occupées. Le secrétariat du chef d’entreprise peut convenir à différents profils. Ainsi ce peut être les dirigeants d’entreprise, les PDG, les personnalités publiques, les artistes et les sportifs de haut niveau. Le but de ce type de secrétariat est de faciliter la gestion de la vie personnelle et professionnelle de la personne. Le secrétariat gère alors les tâches administratives et fournit un soutien logistique et opérationnel de haute qualité.

Les services offerts peuvent inclure une large gamme d’interventions.

• Gestion des emails et du courrier.
• Organisation de rendez-vous et de déplacements.
• Planification de réunions et de conférences.
• Recherche et réservation de billets d’avion et d’hôtels.
• Gestion des finances et des factures.
• Gestion des relations avec les médias et les fans.
• Organisation d’événements et de fêtes.

En général, un secrétariat de direction haut de gamme s’efforce de fournir un service personnalisé et hautement professionnel pour permettre à ses clients de se concentrer sur leurs activités les plus importantes. Ainsi ces compétences viennent en plus de la maîtrise des outils informatiques ou du métier de secrétaire. La personne à ce poste peut parfois être un véritable assistant manager en plus de son rôle d’assistant de direction. 

Les qualités pour un secrétariat Haut de Gamme

Un secrétariat haut de gamme exige des compétences et des qualités spécifiques pour gérer efficacement les activités de la direction. Mais aussi il doit fournir un soutien de qualité supérieure. Voici quelques-unes des qualités les plus importantes pour le secrétariat du chef d’entreprise.

Organisation

Ainsi il doit être capable de gérer efficacement plusieurs tâches à la fois et de maintenir un emploi du temps clair et organisé pour la direction.

Discrétion

La confidentialité et la discrétion sont des qualités importantes pour un secrétaire haut de gamme. En fait, il doit souvent travailler avec des informations sensibles et confidentielles.

Communication

Un bon secrétaire haut de gamme doit avoir des compétences de communication exceptionnelles pour communiquer efficacement avec les différents niveaux d’une organisation. Ce peut être les clients et les partenaires commerciaux par exemple. Une ou un secrétaire peut faire l’accueil physique, il faut donc une attitude parfaite.

Adaptabilité

La capacité d’un secrétaire haut de gamme à s’adapter rapidement aux changements et aux demandes imprévues est cruciale pour maintenir un environnement de travail efficace.

Initiative

Il ou elle doit être capable de prendre des décisions indépendamment. Il ou elle doit être capable d’anticiper les besoins de la direction pour fournir un soutien efficace.

Technologie

Un bon collaborateur doit être compétent dans l’utilisation des outils technologiques. Donc il ou elle doit pouvoir gérer les e-mails, les rendez-vous et les activités administratives. Parfois ce poste gère la facturation, suit la gestion comptable, fais le suivi des dossiers juridiques.

Professionnalisme

Le professionnalisme est une qualité clé pour un secrétaire haut de gamme. Il ou elle doit présenter une image professionnelle en tout temps et maintenir des relations positives avec les différents niveaux de l’entreprise.

En ayant ces qualités, un secrétaire haut de gamme peut fournir un soutien administratif de qualité supérieure. Ainsi il peut aider la direction à atteindre ses objectifs de manière efficace et organisée.

La planification des réunions par le secrétariat de direction

La planification des réunions est un aspect crucial de la gestion du temps et des activités d’une entreprise ou d’une organisation. Cela fait partie du métier pour le secrétariat du chef d’entreprise. Elle implique la coordination des calendriers, la sélection de la date, de l’heure et du lieu appropriés. Elle nécessite également la convocation des participants et la préparation de l’agenda de la réunion.

Voici quelques étapes clés dans la planification d’une réunion réussie.

Définir le but et les objectifs de la réunion

Cela permettra de déterminer les participants nécessaires et d’élaborer un agenda clair pour la réunion.

Sélectionner une date et une heure convenables

Il faut tenir compte des disponibilités des participants et d’éviter les conflits avec d’autres événements.

Choisir un lieu approprié

Le lieu de la réunion doit être accessible pour tous les participants, bien équipé pour les présentations et assez spacieux pour accueillir confortablement tout le monde.

Inviter les participants

Il est important d’envoyer les invitations suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de planifier leur temps en conséquence.

Préparer l’agenda

L’agenda doit être clair et concis, incluant le but de la réunion, les points à discuter et les présentateurs assignés.

Assurer la préparation logistique

Il convient de vérifier que tout le matériel nécessaire est disponible. Il faut aussi faire en sorte que le lieu soit prêt à accueillir la réunion et que les participants aient toutes les informations nécessaires.

En suivant ces étapes, vous pourrez planifier une réunion productive et efficace qui permettra de faire avancer les projets et de résoudre les problèmes de manière organisée et coordonnée.

L’organisation des rendez-vous et des déplacements

L’organisation des rendez-vous et des déplacements peut être un défi pour les personnes occupées. C’est souvent le cas pour les dirigeants d’entreprise, les PDG, les personnalités publiques, les artistes et les sportifs de haut niveau. Cependant, un bon système d’organisation peut aider à gérer efficacement le temps et les activités de ces personnes. C’est le rôle de la secrétaire de direction de gérer cet aspect délicat.

Voici quelques étapes clés pour organiser des rendez-vous et des déplacements.

Tenir à jour un calendrier partagé

Cela permettra de suivre les rendez-vous et les déplacements en temps réel et d’éviter les conflits d’agenda.

Planifier à l’avance

Il est important de planifier les rendez-vous et les déplacements suffisamment à l’avance. Car cela permet de tenir compte des délais de voyage et des disponibilités des participants.

Prendre en compte les délais de voyage

Il faut prendre en compte les délais de voyage lors de la planification des rendez-vous et des déplacements pour éviter les retards inutiles.

Organiser les déplacements

Il convient d’organiser les déplacements en fonction des exigences de la mission, de la destination et du budget. Donc il faut prendre en compte les moyens de transport les plus appropriés et les itinéraires les plus rapides.

Préparer les documents nécessaires

Il est important de préparer les documents nécessaires pour les rendez-vous et les déplacements. Ainsi ce sera le cas pour les billets d’avion, les réservations d’hôtel et les informations de voyage.

En suivant ces étapes, vous pourrez organiser des rendez-vous et des déplacements efficaces. Ils permettent de maximiser le temps et les activités des personnes occupées tout en respectant les délais et les budgets.

La gestion des emails et des courriers

La gestion des e-mails et des courriers est un aspect important de la fonction de secrétariat de direction haut de gamme. Un bon secrétaire de direction doit être capable de gérer les e-mails et les courriers de la direction de manière efficace et organisée.

Gestion des e-mails

Cela peut inclure la surveillance des boîtes de réception pour des e-mails importants. Cela comprend la réponse aux e-mails en utilisant un ton professionnel et approprié. De plus il effectue le triage des e-mails pour déterminer ceux qui nécessitent une attention immédiate et ceux qui peuvent être mis de côté pour plus tard. Ensuite il réalise le classement des e-mails pour une référence future.

Gestion des courriers

Cela peut comprendre la surveillance des envois postaux pour les courriers importants, la distribution des courriers à la direction. Cela inclut la préparation des réponses aux courriers, et le classement des courriers pour une référence future.

En gérant efficacement les e-mails et les courriers, un secrétaire haut de gamme peut aider la direction à se concentrer sur les tâches plus importantes. Cela participe à la gestion des activités administratives de manière efficace. De plus, en s’assurant que les e-mails et les courriers sont gérés de manière opportune et organisée, un secrétaire haut de gamme peut aider à maintenir une image positive pour la direction et l’entreprise.

La réservation des billets et hôtels par la secrétaire de direction

La recherche et la réservation de billets d’avion et d’hôtels peuvent faire partie des tâches importantes d’un secrétariat de direction haut de gamme. Voici comment un bon secrétaire haut de gamme peut gérer ces tâches.

Recherche de billets d’avion

Cela peut inclure la recherche de vols disponibles pour les déplacements de la direction ou la comparaison des options de voyage pour trouver le meilleur itinéraire et le meilleur tarif. Cela comprend la réservation de billets d’avion en utilisant des sites de voyage en ligne ou en contactant directement les compagnies aériennes.

Recherche d’hôtels

Cela peut inclure la recherche d’hôtels disponibles ou bien d’appartements dans la destination de la direction, la comparaison des options d’hébergement pour trouver le meilleur tarif et les meilleures conditions. Mais cela implique aussi la réservation d’hôtels en utilisant des sites de voyage en ligne ou en contactant directement les hôtels.

Confirmation des réservations

Un bon secrétaire haut de gamme doit confirmer les réservations de billets d’avion et d’hôtels. Il doit s’assurer que les réservations correspondent aux besoins de la direction, et effectuer toutes les modifications nécessaires.

En gérant efficacement la recherche et la réservation de billets d’avion et d’hôtels, un secrétaire haut de gamme peut aider la direction à se concentrer sur les tâches plus importantes et à planifier les déplacements de manière efficace. De plus, en s’assurant que les réservations de voyage sont faites de manière opportune et à un coût raisonnable, un secrétaire haut de gamme peut aider à maximiser les ressources de l’entreprise.

La gestion des médias

La gestion des médias peut faire partie des tâches importantes pour un secrétariat de direction haut de gamme. Voici comment un bon secrétaire haut de gamme peut gérer les médias.

Monitoring des médias

Cela peut inclure la surveillance des actualités et des médias sociaux pour trouver des articles pertinents concernant la direction ou l’entreprise, et la collecte de ces informations pour une référence future.

Préparation de communiqués de presse

Cela peut inclure la rédaction de communiqués de presse pour annoncer les nouvelles importantes concernant la direction ou l’entreprise, et la diffusion de ces communiqués aux médias appropriés.

Organisation des interviews et des événements médiatiques

Cela peut inclure la planification et l’organisation d’interviews de la direction pour les médias, et la planification et l’organisation d’événements médiatiques pour annoncer les nouvelles importantes concernant la direction ou l’entreprise.

En gérant efficacement les médias, un secrétaire haut de gamme peut aider la direction à contrôler son image et sa réputation. Il peut permettre de maintenir une communication efficace avec les médias. De plus, en veillant à ce que les nouvelles importantes concernant la direction ou l’entreprise soient communiquées de manière cohérente et professionnelle, un secrétaire haut de gamme peut contribuer à renforcer la confiance des parties prenantes dans l’entreprise.

La formation nécessaire

Pour devenir un secrétaire de direction haut de gamme, une formation professionnelle est souvent nécessaire. Le niveau bac est souvent considéré comme un minimum. Voici quelques options de formation pour ceux qui souhaitent se lancer dans ce domaine.

Diplômes en secrétariat et en administration

Les diplômes en secrétariat et en administration, tels que le diplôme en secrétariat, le diplôme en administration des affaires, ou le diplôme en gestion administrative, peuvent fournir une formation solide en matière de compétences administratives et de secrétariat. Il existe des filières dans le baccalauréat ou le bac-pro qui préparent à ce métier.

On retrouve souvent des personnes avec un bac +2 ou +3, BTS assistant de gestion, DUT gestion ou licence professionnelle ou bien plus dans le cas de certains métiers très techniques. On y retrouve parfois un ancien secrétaire-comptable qui maîtrise comptabilité et gestion.

Certificats en secrétariat de direction

Il existe également des certificats en secrétariat de direction, comme un certificat de professionnalisation. Ils se concentrent spécifiquement sur les compétences nécessaires pour gérer un poste de secrétaire de direction haut de gamme.

Formation continue

La formation continue est également une option importante pour les secrétaires de direction qui souhaitent maintenir et améliorer leurs compétences. Cela peut inclure des formations en ligne, des ateliers et des conférences, ainsi que des programmes de mentorat.

Outre la formation professionnelle, il est important pour les secrétaires de direction de développer des compétences personnelles telles que la communication efficace, la planification et l’organisation, la résolution de problèmes, la gestion du temps, et la capacité à travailler sous pression.

En général, la formation pour devenir un secrétaire de direction haut de gamme est une combinaison de formation formelle et de développement personnel. Une expérience importante est souvent nécessaire. En effet, plus que le diplôme, cela nécessite des compétences professionnelles, comme une solide maîtrise écrite et orale de la langue du chef d’entreprise. Cela aide les candidats à acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour réussir dans ce domaine.