Externaliser la paie

Auteur : HL

Externaliser la paie désigne la pratique consistant à confier la gestion de la paie (calcul des salaires, calcul des charges sociales, déclaration des cotisations sociales, émission du bulletin de paie, etc.) à une entreprise tierce plutôt que de la faire en interne. En effet, même si vous avez un logiciel de paie ou un sirh en mode saas et un service paie, la démarche est lourde et coûteuse en France. Faire les bulletins de salaire, les déclarations URSSAF, les DSN (déclaration sociale Nominative), des contrats de travail, un solde de tout compte, les attestations, la gestion du personnel, la gestion administrative, le traitement de la paie, suivre la convention collective, etc, prend beaucoup de temps et nécessite des compétences.

Ainsi cette démarche permet aux entreprises notamment aux DRH de se concentrer sur leur cœur de métier et de décharger les responsabilités administratives liées à la paie. Vous pouvez alors vous concentrer sur la gestion RH, la gestion administrative du personnel, la gestion du temps, la formation, les rémunérations et la masse salariale, la prévoyance et la santé …

Les missions confiées au sous-traitant de la paye

Les missions confiées à un sous-traitant de la paie peuvent inclure plusieurs interventions.

• Le calcul des salaires et des retenues sociales pour chaque employé.
• La déclaration et le paiement des cotisations sociales auprès des organismes sociaux.
• L’émission des bulletins de paie pour chaque employé.
• La gestion des absences et des congés payés.
• La mise en place et la mise à jour des éléments variables de paie (prime, avantage, heures supplémentaires, etc.).
• La gestion des déclarations fiscales et sociales nécessaires à la paie (déclaration de la DSN, déclaration des accidents du travail, etc.).
• La fourniture de conseils et d’assistance en matière de réglementation sociale et fiscale applicable à la paie.

L’externalisation de la paie permet à l’entreprise de se concentrer sur son activité principale. Elle offre la garantie que les obligations liées à la paie sont correctement remplies.

Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilités des parties impliquées dans l’externalisation de la paie peuvent être définis comme suit.

L’entreprise cliente

Elle doit fournir les informations nécessaires à la paie (salaire, heures travaillées, absences, etc.). Elle doit superviser les opérations de paie et s’assurer que les obligations fiscales et sociales sont remplies.

Le sous-traitant de la paie

Il a en charge la gestion de la paie, le calcul des salaires et les retenues sociales, les fiches de paie. Il est responsable de la déclaration et du paiement des cotisations sociales. Il a aussi en charge de l’émission des bulletins de paie et de la gestion des déclarations fiscales et sociales nécessaires.

Les employés

Ils sont responsables de fournir des informations précises et complètes sur leur situation personnelle et professionnelle afin que leur paie soit correctement calculée.

Il est important de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun afin d’assurer un fonctionnement efficace et transparent de la gestion de la paie.

Qui sont les entreprises sous-traitantes ?

Pour externaliser la paie, il y a plusieurs possibilités. Les entreprises sous-traitantes de la paie sont des sociétés spécialisées dans la gestion de la paie. Elles sous-traitent les services administratifs liés aux ressources humaines. Elles peuvent être des cabinets d’expertise-comptable, des «éditeurs » de logiciel ou des entreprises de service externalisé.

Les entreprises sous-traitantes disposent généralement d’une expertise et d’une expérience approfondies en matière de paie et de législation sociale et fiscale.

Elles offrent un service clé en main pour les entreprises qui souhaitent externaliser la gestion de leur paie. Elles prennent en charge les tâches administratives liées à la paie et en fournissant des conseils en matière de réglementation sociale et fiscale.

Le cabinet comptable

Un cabinet d’expertise comptable peut également être une entreprise sous-traitante de la paie. C’est assez classique pour externaliser la paie. Attention, il ne remplace pas le DRH. Les cabinets d’expertise comptable proposent souvent des services de paie en plus de leur activité principale de tenue de comptabilité et de conseil en matière fiscale.

En externalisant la paie à un cabinet d’expertise comptable, l’entreprise peut bénéficier de l’expertise et de l’expérience du cabinet en matière de paie et de législation sociale et fiscale. Le cabinet prend en charge les tâches administratives liées à la paie. Il fournit des conseils en matière de réglementation sociale et fiscale. Cela aide l’entreprise à se conformer aux obligations légales.

En somme, externaliser la paie à un cabinet d’expertise comptable peut être une solution pratique pour les entreprises qui cherchent à simplifier la gestion de la paie et à se concentrer sur leur activité principale.

L’éditeur de logiciels de paie

Un éditeur de logiciels de paie peut également être considéré comme une entreprise sous-traitante de la paie.

Ils proposent des logiciels de gestion de la paie pour aider les entreprises à gérer les tâches administratives liées à la paie de manière plus efficace et automatisée. C’est le cas de SILAE par exemple.

Les entreprises peuvent utiliser ces logiciels pour automatiser les tâches liées à la paie telles que le calcul des salaires, la déclaration et le paiement des cotisations sociales. Ces logiciels réalisent également l’émission des bulletins de paie, la gestion des absences et des congés payés, etc.

Les éditeurs de logiciels de paie proposent souvent une formation et une assistance technique pour aider les entreprises à utiliser les logiciels de manière efficace. Externaliser la paie à un éditeur de logiciels de paie peut être une solution pratique pour les entreprises qui cherchent à automatiser la gestion de la paie.

La plupart du temps, ça ne règle pas la question de la main d’œuvre qui va saisir la paie. Les dernières versions à la mode comme PayFit vous obligent à tout saisir vous-même, RH et paie.

Le gestionnaire de paie indépendant

Un gestionnaire de paie indépendant peut également être considéré comme une entreprise sous-traitante de la paie. Les gestionnaires de paie indépendants sont des professionnels qualifiés qui offrent des services de gestion de la paie pour les entreprises. Ils peuvent être organisés sous forme de société de services.

Ces techniciens prennent en charge les tâches administratives liées à la paie telles que le calcul des salaires. Ils proposent également la déclaration et le paiement des cotisations sociales, l’émission des bulletins de paie, la gestion des absences et des congés payés, etc. Ils peuvent également fournir des conseils en matière de réglementation sociale et fiscale pour aider les entreprises à se conformer aux obligations légales.

Externaliser la paie à un gestionnaire de paie indépendant peut être une solution pratique pour les entreprises qui cherchent à simplifier la gestion de la paie, sans avoir à embaucher un employé dédié. 

Par conséquent  ces entreprises peuvent apporter une expertise et une expérience spécifiques en matière de paie pour aider les entreprises à gérer les défis liés à la paie.

Combien ça coûte ?

Il faut compter entre 20 et 25 € en moyenne, jusqu’à 35 € HT le bulletin. En externalisation, on peut descendre à 12 € le bulletin avec les déclarations sociales incluses. On peut également avoir un service externalisé de gestion des ressources humaines ou un accompagnement en droit social et droit du travail. Par exemple, vous pourrez faire appel à votre expert-comptable ou à un cabinet externalisé pour réaliser un contrat de travail ou une présentation sur les données sociales. La gestion de l’administration du personnel peut également être déléguée en partie et à moindre coût en externalisation.

La réalisation de la paie et des déclarations sociales est une activité très chronophage ce qui peut expliquer le coût assez élevé, même en interne.

Pourquoi utiliser l’externalisation de la paie ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les TPE (très petites entreprises) ou les PME (Petites et Moyennes Entreprises) peuvent choisir d’externaliser leur paie. Les TPE optent en général pour un cabinet d’expertise ou une société externalisée. Pour les PME, tout dépend.

Plus l’entreprise est importante, plus elle a les moyens pour acquérir des compétences. En effet la paie et le social sont des tâches très techniques. Les conséquences juridiques d’une erreur peuvent vous emmener aux prud’hommes. La prudence s’impose donc.

Gain de temps et de productivité

Externaliser la paie peut permettre aux propriétaires de TPE ou PME de consacrer plus de temps et d’énergie à d’autres aspects critiques de leur entreprise. Ça lui évite alors de s’inquiéter des tâches administratives complexes liées à la paie.

Expertise et connaissances spécialisées

Les entreprises sous-traitantes de la paie ont une expérience et des connaissances spécialisées en matière de paie, de législation sociale et fiscale. Cela peut considérablement aider les TPE voire les PME à se conformer aux obligations légales et à éviter les erreurs coûteuses.

Économies de coûts

Cela peut aider les TPE à réduire les coûts liés à l’embauche et à la formation d’un employé dédié à la paie. Ainsi cela peut réduire les coûts liés aux erreurs administratives.

Flexibilité

Les TPE peuvent choisir les services qui leur conviennent le mieux et adapter leur paie en fonction de leurs besoins changeants, sans avoir à se soucier de la gestion interne de la paie.

Mise à jour régulière des réglementations

Les entreprises sous-traitantes de la paie sont responsables de tenir à jour les réglementations en matière de paie. Ceci peut clairement aider les TPE et PME à s’assurer qu’elles sont toujours en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur. C’est un élément important.