Réduire les frais généraux

Auteur : HL

Une entreprise a besoin de faire des bénéfices pour investir et continuer à exister et à croître, particulièrement avec l’intensité compétitive des pays en développement. Mais il faut d’abord atteindre son point mort, son seuil de rentabilité avant d’envisager des gains. L’entreprise aura des objectifs commerciaux à atteindre, elle aura besoin de main d’œuvre qualifiée et de moyens. Pour maintenir ses marges commerciales elle aura besoin de réduire ses frais généraux. Pour mener à bien cette opération, ce sera souvent le rôle du DAF ou des cadres de direction en général.

En pleine période crise énergétique et d’inflation à deux chiffres, comment faire pour s’en sortir et réduire ses frais généraux sans casser la dynamique de l’entreprise ? Voici des solutions pour vous y aider.

Baisser le chauffage ou diminuer la production ?

Bien entendu ces questions sont anachroniques car elles ne vont pas dans le sens de l’intérêt de l’entreprise. La réduction des coûts, tout le monde est pour. Pourtant en Europe, avec la flambée des prix de l’énergie, ces questions se posent. Comment alors réduire les frais généraux sans menacer la croissance et la pérennité de l’entreprise ?

Il existe plusieurs façons de réduire les frais généraux dans une entreprise. Voici quelques grandes pistes.

• Optimiser les processus internes pour éliminer les gaspillages et les inefficacités.
• Réduire les dépenses de bureau en utilisant des fournitures et des équipements plus économiques.
• Négocier des tarifs plus avantageux avec les fournisseurs.
• Automatiser les tâches administratives pour réduire les coûts de main-d’œuvre.
• Utiliser des technologies numériques pour réduire les coûts de communication et de transport.
• Réduire les dépenses de marketing en ciblant efficacement les campagnes publicitaires.
• Utiliser des contrats d’outsourcing pour externaliser certaines tâches à des partenaires moins chers.

Il est important de noter qu’il est nécessaire de faire une analyse détaillée des coûts pour identifier les opportunités de réduction et de mettre en place des mesures pour les suivre. C’est le travail du DAF et du contrôle de gestion.

Cependant il faut être conscient que ces réductions de coûts peuvent affecter la qualité des produits ou services offerts. Mais cela peut aussi affecter les employés et les relations avec les clients. Il faut trouver le bon dosage, la bonne alchimie. En effet, une entreprise a besoin de ressources humaines pour fonctionner et se développer.

Réduire les coûts avec les frais de personnel

C’est le premier réflexe quand on voit le poids de la masse salariale dans les entreprises en France, notamment les entreprises de services. Malgré tout, les charges sociales sur les bas salaires ont cependant été très allégées notamment dans les Zones de Revitalisation Rurale. En même temps l’entreprise a besoin de ses ressources humaines pour vivre et progresser.

Il existe plusieurs façons de réduire les frais de personnel dans une entreprise. Voici quelques exemples.

• Automatiser les tâches administratives pour réduire les besoins en personnel.
• Externaliser des tâches administratives à moindre coût.
• Utiliser des technologies numériques pour remplacer les employés pour certaines tâches.
• Négocier des salaires et des avantages sociaux plus avantageux avec les employés actuels.
• Embaucher des employés à temps partiel ou à temps plein pour remplacer les employés à temps plein.
• Externaliser certaines tâches à des prestataires de services extérieurs pour réduire les coûts de main-d’œuvre.
• Mettre en place un système de formation continue pour améliorer les compétences des employés actuels et réduire les besoins en personnel supplémentaire.
• Mettre en place une politique de télétravail pour réduire les coûts liés aux locaux et aux employés.

Attention, il est important de respecter les lois et les réglementations en matière de travail et de s’assurer de ne pas violer les droits des employés. Donc on ne fait pas ce que l’on veut. Ainsi en France, le droit du travail n’est pas des plus faciles pour les employeurs malgré des assouplissements ces dernières années.

Utiliser l’outsourcing pour réduire les dépenses

L’outsourcing est une stratégie courante pour réduire les coûts dans une entreprise en externalisant certaines tâches à des partenaires extérieurs et si possible, à moindre frais. Voici quelques avantages de l’utilisation de l’outsourcing.

Coûts réduits

En externalisant certaines tâches à des partenaires extérieurs, les entreprises peuvent réduire les coûts de main-d’œuvre et d’infrastructure.

Spécialisation

Les entreprises peuvent bénéficier de l’expertise et des compétences spécialisées d’un partenaire extérieur pour certaines tâches.

Flexibilité

Les entreprises peuvent augmenter ou réduire les niveaux de service en fonction des besoins changeants, sans avoir à embaucher ou licencier des employés.

Une meilleure utilisation des ressources internes

Les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier en externalisant certaines tâches à des partenaires extérieurs.

Il est également important de considérer comment l’outsourcing peut affecter la qualité des produits ou services offerts. De même, il faut analyser les impacts sur les employés et les relations avec les clients.

Il est important de bien sélectionner les prestataires de services extérieurs. il faut définir clairement les termes et les attentes pour éviter les problèmes de communication et de qualité.

Des services externalisés à la carte

Certaines sociétés d’outsourcing, qui sont également implantées à l’étranger, proposent une vaste gamme de compétences disponibles. Mais on ne trouve pas que des entreprises anglo-saxonnes, on trouve aussi des prestataires français. Ils ont très souvent des antennes à l’étranger.

C’est le cas pour les travaux administratifs et le secrétariat connus depuis longtemps mais coûteux si réalisé dans l’hexagone. Certains fournisseurs font donc faire à l’étranger, c’est beaucoup plus intéressant financièrement.

Moins connus, des services comme la Direction Administrative et Financière, le Community manager et le marketing digital se sont développés. Ils sont proposés en temps partagé (vous achetez un volume d’heures qui vous convient) chez les fournisseurs de services externalisés.

Plutôt que de faire appel à un cabinet d’audit, vous pouvez également passer un contrat de prestation pour louer les services d’un véritable bras droit pour le chef d’entreprise. Cette prestation existe à temps partagé ce qui vous permet de bénéficier de compétences nouvelles. Vous adaptez aussi le service à votre budget. Ce peut être très intéressant pout une TPE ou une PME.

Ainsi les économies peuvent être conséquentes pour les services externalisés. Elles sont environ 30 % moins cher pour un équivalent salarié au SMIC et plus de 50% pour un équivalent cadre. Si les équipes sont bien managés, l’efficacité est au rendez-vous. Ici la qualité du management des fournisseurs est essentielle.

Négocier les tarifs avec les fournisseurs

La négociation des tarifs avec les fournisseurs est une stratégie courante pour réduire les frais généraux dans une entreprise. Voici quelques conseils pour négocier efficacement avec les fournisseurs.

Préparez vous à l’avance

Connaître les tarifs actuels du marché et les offres des concurrents vous donnera un avantage lors de la négociation.

Utilisez des données

Utiliser des données sur les achats passés et les volumes de commande pour montrer à votre fournisseur que vous êtes un client important pour lui.

Soyez transparent

Partagez vos objectifs et vos limites avec votre fournisseur. Cela lui permettra de mieux comprendre vos besoins et de trouver des solutions qui vous conviennent à tous les deux.

Soyez flexible

Soyez prêt à discuter sur les termes de la négociation, tels que les délais de paiement ou les modalités de livraison.

Négociez à plusieurs niveaux

Négociez avec plusieurs fournisseurs pour obtenir des offres concurrentielles et choisir celle qui convient le mieux à vos besoins.

Établir des relations à long terme

Travailler avec des fournisseurs sur une base régulière peut également vous donner un avantage lors de la négociation des tarifs.

Mais il est important de se rappeler que la négociation est un processus continu. Donc il est important de maintenir des relations positives avec les fournisseurs pour s’assurer de bénéficier de tarifs avantageux à long terme.

Utiliser les technologies numériques

L’utilisation des technologies numériques peut offrir de nombreuses opportunités pour réduire les frais généraux dans une entreprise. Le numérique et l’automatisation peuvent grandement améliorer la productivité. Voici quelques exemples de comment les technologies numériques peuvent être utilisées pour réduire les coûts.

Automatisation des processus

Les technologies d’automatisation telles que les logiciels de robotique de processus d’entreprise (RPA) peuvent automatiser les tâches administratives répétitives. Elles diminuent ainsi les besoins en personnel.

Télétravail

Il existe de nouvelles technologies de collaboration en ligne, comme les logiciels de visioconférence, les outils de messagerie instantanée et les services de stockage en nuage. Elles peuvent faciliter le travail à distance et réduire les coûts liés aux locaux et aux employés.

Analyse de données

Les technologies d’analyse de données, comme les outils de business intelligence (BI) et l’apprentissage automatique (IA), peuvent aider les entreprises à prendre des décisions plus informées. Elles permettent d’optimiser les processus pour réduire les coûts.

Marketing numérique

Les technologies numériques, telles que les réseaux sociaux et les plateformes publicitaires en ligne, peuvent aider les entreprises à cibler efficacement les campagnes publicitaires et à réduire les coûts de marketing. Ainsi les campagnes emailings et SMS sont des outils peu coûteux au regard d’une campagne radio, journaux ou télé. Il vous faut un bon CRM pour gérer la base de données et la relation-client. Vous apprécierez une plateforme opérationnelle de marketing automation pour gagner de nouveaux clients au milieu de vos prospects.

E-commerce

Les technologies numériques, telles que les plateformes de commerce électronique, peuvent permettre aux entreprises de vendre leurs produits et services en ligne. Elles réduisent ainsi les coûts liés aux magasins physiques. Ainsi dans la même veine, l’inbound marketing sera moins coûteux que la publicité sur les réseaux sociaux (social media).

Donc il est important de noter qu’il est nécessaire de faire une analyse détaillée des coûts. Cela permet d’identifier les opportunités d’utilisation des technologies numériques et de mettre en place des mesures pour les suivre. 

Réduire les dépenses de marketing

C’est souvent le premier réflexe des chefs d’entreprise pour réduire les frais généraux. Il existe plusieurs façons de réduire les dépenses de marketing dans une entreprise. Pour autant, il ne faut pas stopper toute action marketing

Voici quelques exemples.

• Cibler efficacement les campagnes publicitaires, en utilisant des données sur les clients pour cibler les segments de marché les plus rentables.
• Utiliser des canaux de marketing alternatifs. C’est-à-dire les médias sociaux, le marketing de contenu (du Content marketing), l’e-mail marketing et les relations presse qui peuvent être moins coûteux que les médias traditionnels. On cherchera à améliorer le taux de conversion des leads glanés par le Webmarketing. On travaillera à générer du trafic sur une landing page par exemple avec un trafic suivi sur Google Analytics.
• On cherchera à améliorer le parcours client (UX), l’image de marque et la notoriété de l’entreprise sur les réseaux sociaux et sur votre site internet.
• Optimiser les campagnes publicitaires en cours. On peut utiliser des outils d’analyse de données pour évaluer les performances des campagnes publicitaires et ajuster les stratégies en conséquence pour mieux atteindre vos cibles.
• On peut développer la collaboration avec les influenceurs, en utilisant des personnalités influentes dans votre domaine pour promouvoir vos produits ou services.
• Établir des partenariats stratégiques. Vous établissez des partenariats avec d’autres entreprises pour partager les coûts de marketing.
• Mettre en place un système de récompenses pour les clients fidèles, en encourageant les clients actuels à parler de vous à leurs amis et leur famille.

Cependant il semble important de continuer à investir dans le marketing pour maintenir une présence sur le marché. Il faut s’assurer de ne pas réduire les dépenses de marketing au point de compromettre la croissance de l’entreprise.

Les nouvelles techniques marketing

Ainsi, on pourra orienter la stratégie marketing vers une stratégie digitale qui permet l’utilisation de leviers moins coûteux. Avec un bon ciblage, on peut toucher une grande masse de prospects en BtoB ou BtoC, par une campagne E-mailing d’envois personnalisés. On mettra en place une stratégie de contenu qui améliorera le référencement naturel efficace (SEO). C’est de la stratégie digitale.

De nombreux articles optimisés avec des mots-clés bien choisis permettent, sur la durée, plus de visibilité sur les moteurs de recherche. Cela génère plus de leads (contacts) qu’il faudra ensuite transformer en clients.

Cependant, prospecter de nouveaux clients sur internet est une démarche assez longue. Mais cette démarche présente des avantages énormes en terme de temps d’acquisition de clients et de masse de prospects touchés. Il faut créer une stratégie pour avoir un marketing performant.

Les pratiques marketing évoluent avec le développement d’internet. Il faut donc développer une stratégie de marketing digital, utiliser les bons canaux digitaux pour toucher vos cibles. 

Mais vous pouvez faire appel à une agence de marketing digital qui maîtrise ces pratiques marketing. Sinon vous pouvez embaucher un spécialiste ou faire appel à une compétence externalisée en matière de digital. Des sites de consultants freelance existent pour ces compétences digitales et marketing : Malt ou LeHibou par exemple.

C’est tout le dilemme des périodes difficiles comme celle que nous traversons. Comment réduire les frais généraux tout en maintenant le dynamisme de l’entreprise et continuer à fidéliser les clients ? Ce contenu sur le marketing digital vous a apporté un ensemble de réponses qu’il reste maintenant à mettre en œuvre et à adapter à votre cas particulier.

Optimiser les processus internes pour réduire les coûts

L’optimisation des processus internes est une stratégie importante pour réduire les coûts dans une entreprise en éliminant les gaspillages et les inefficacités. C’est une technique qui permet de bien gérer son entreprise. Voici quelques étapes pour optimiser les processus internes.

Analyse des processus

Identifier les processus clés de l’entreprise et les cartographier pour comprendre les étapes, les tâches et les acteurs impliqués. Regardez bien notamment les process de gestion administrative.

Évaluation des performances

Utiliser des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les performances actuelles des processus et identifier les domaines à améliorer.

Identifier les opportunités d’amélioration

Utiliser des outils tels que la méthode d’analyse des flux de travail (WFA), les entretiens avec les employés et les observations pour identifier les gaspillages et les inefficacités dans les processus.

Mettre en place des solutions

Proposer et mettre en place des solutions pour améliorer les processus, tels que l’automatisation des tâches répétitives, la simplification des processus, la standardisation des processus et la création de processus de contrôle de qualité pour s’assurer de la conformité.

Suivi et mesure

Mettre en place des mécanismes pour suivre et mesurer les résultats obtenus après l’optimisation des processus.

C’est tout le travail du contrôle interne. C’est ce qui permet à une organisation de devenir plus compétitive. Dans le même esprit il est important de mettre en place une culture d’amélioration continue pour s’assurer que les processus restent optimisés sur le long terme.

Là encore, si vous êtes une PME, vous pouvez faire appel à un DAF en temps partagé ou un DAF externalisé en temps partagé. Vous pourrez avoir accès aux outils financiers qui vous manquent et mettre en place une organisation plus efficace grâce au contrôle interne.

Ainsi, il existe une ensemble de solutions pour réduire ses coûts sans menacer la dynamique de l’entreprise. Sont-elles adaptées à votre situation ? C’est à vous de voir car chaque cas est particulier. Si c’est le cas, faites le point sur vos besoins et n’hésitez pas à vous rapprocher de nos services.