L’assistance administrative
Temps de lecture : 6 min
Auteur : HL
L’assistant administratif ou l’assistante administrative est une personne qui fournit un soutien administratif et en organisation à une entreprise ou à une organisation. C’est une personne importante si elle est bien « employée » et qui vous aidera dans la bonne gestion de votre organisation. L’assistance administrative ce sont les activités de ces personnes.
Cette personne peut être responsable de la gestion des documents, de la préparation de documents, de la planification de réunions et d’événements. Elle s’occupe en priorité de la gestion de l’agenda et des rendez-vous, de la réception et de la gestion des appels téléphoniques, de la rédaction de correspondance, et de nombreuses autres tâches. C’est une spécialiste de Microsoft Office, du tableur excel, des tableaux croisés dynamiques. C’est une as de la barre d’outils, du clic-droit sur la souris, des raccourcis clavier, des insertions de texte dans un document Word ou Powerpoint, voire des macros et de vba pour automatiser des calculs. Bref, tout ce dont que l’on connait vaguement mais que l’on ne maîtrise pas complètement. C’est une personne qui a une solide formation bureautique (que l’on peut financer en France grâce au Cpf).
L’assistant(e) administratif (ve) est souvent le premier point de contact pour les clients ou les visiteurs de l’entreprise, et elle joue un rôle important dans l’organisation et la coordination des activités quotidiennes de l’entreprise. Vous pouvez avoir cette ressource dans votre entreprise et/ou faire appel à un service externalisé.
La rédaction de texte au kilomètre
La rédaction de textes au kilomètre, également connue sous le nom de rédaction à la chaîne, est un terme utilisé pour décrire la pratique de produire rapidement et en grande quantité du contenu de qualité inférieure.
Vous pouvez avoir besoin de taper des rapports et des compte rendus qui peuvent être longs à rédiger et à mettre en page sur Word. A votre niveau, vous avez peut être besoin d’un peu de perfectionnement en logiciels bureautiques ? L’assistance administrative externalisée vous l’apporte sur un plateau.
Cette pratique est souvent utilisée pour remplir des pages Web ou des articles de blog avec du contenu qui est destiné à être lu par les moteurs de recherche plutôt que par les humains. La rédaction de textes au kilomètre peut être utilisée pour manipuler les résultats de recherche ou pour tenter d’attirer des visiteurs sur un site Web.
Cependant, cette pratique peut être considérée comme du spam par les moteurs de recherche et peut avoir des conséquences négatives sur le classement des sites Web dans les résultats de recherche. Il est recommandé de fournir du contenu de qualité plutôt que de se concentrer sur la quantité de contenu produit.
L’optimisation SEO est une pratique qui nécessite de l’expérience et l’utilisation de robots d’optimisation.
Le traitement et l’archivage informatique
Le traitement et l’archivage informatique consistent à utiliser un ordinateur et des logiciels spécialisés pour gérer, stocker et protéger des données électroniques. Cela fait partie intégrante du métier de l’assistance administrative.
Un ERP en ligne type Odoo permet tous ces travaux avec des équipes à distance et du travail externalisé. Vous bénéficiez d’un bureau virtuel, de tableaux de bord qui peuvent être mis à jour par votre assistant(e) administratif (ve).
Le traitement des données consiste à utiliser un ordinateur pour effectuer des opérations sur les données, telles que la saisie, la modification, l’analyse et la présentation des données. Les logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de bases de données sont souvent utilisés pour traiter les données.
L’archivage des données consiste à stocker les données de manière à ce qu’elles soient facilement accessibles et protégées contre la perte ou la détérioration. Les données peuvent être archivées sur des supports physiques tels que des disques durs ou des disques optiques, ou sur des serveurs en ligne. Les logiciels de gestion de documents et de gestion de l’information sont souvent utilisés pour archiver et gérer les données de manière efficace.
Le traitement et l’archivage informatique sont importants pour les entreprises et les organisations car ils permettent de stocker et de gérer efficacement de grandes quantités de données. C’est peut-être à perfectionner dans votre entreprise. Ceci peut être crucial pour la prise de décision et la gestion des activités quotidiennes.
La création de tableaux excel par l’assistance administrative
La création de tableaux dans le tableur Excel aux formats xls, csv ou xlsx par exemple, consiste à utiliser le logiciel de feuille de calcul Microsoft Excel pour créer des tableaux de données organisées et présentables. Vous pouvez utiliser Excel pour créer des tableaux de toutes tailles et de toutes formes. Vous pouvez personnaliser les tableaux en utilisant différents styles, couleurs et polices de caractères. Il faut parfois fusionner des tableaux de données puis exporter ou importer une partie seulement. Il faut utiliser des fonctions avancées, c’est assez technique. C’est le métier de l’assistance administrative.
Pour créer un tableau Excel, une feuille de calcul excel pour être exact, vous pouvez commencer par ouvrir le logiciel et créer un nouveau classeur. Ensuite, vous pouvez ajouter des colonnes et des lignes en cliquant sur les entêtes de colonne et de ligne et en utilisant les commandes dans le menu « Insertion ». Vous pouvez entrer des données dans chaque cellule du tableau en cliquant sur la cellule et en tapant les données souhaitées. Vous pouvez également utiliser des formules et des fonctions pour traiter les données dans votre tableau. Vous pouvez faire de la mise en forme conditionnelle.
Une fois que vous avez entré toutes les données dans votre tableau, vous pouvez utiliser les différentes options de mise en forme et de mise en page pour le rendre plus présentable. Vous pouvez ajouter des titres, des en-têtes et des légendes, et vous pouvez utiliser des couleurs et des styles pour mettre en évidence certaines informations. Vous pouvez également utiliser les différents outils de graphique d’Excel pour créer des graphiques et des diagrammes à partir de vos données. Pour un débutant il est préférable de suivre un cours d’excel avant de pouvoir insérer un tableau ou de maîtriser les fonctions. En assistance administrative, le ou la collaboratrice maîtrise toutes les fonctions.
On peut également vouloir utiliser des plages de cellule avec du Visual Basic mais ceci est de l’excel avancé, qui nécessite de se perfectionner. C’est une compétence assez rare au niveau de l’assistance administrative.
Tout ceci peut prendre pas mal de temps et on voit que souvent, bénéficier d’une compétence en secrétariat administratif est nécessaire.
La réalisation de présentations power point
La réalisation de présentations PowerPoint consiste à utiliser le logiciel de présentation Microsoft PowerPoint pour créer, mettre en forme et présenter des diapositives avec du texte, des images, des graphiques et d’autres éléments multimédias. L’assistance administrative réalise traditionnellement de nombreuses présentations tout au long de l’année.
Pour créer une présentation PowerPoint, vous pouvez commencer par ouvrir le logiciel et créer un nouveau fichier. Vous pouvez ensuite ajouter des diapositives en utilisant les modèles et les thèmes proposés par PowerPoint ou en créant vos propres diapositives à partir de zéro. Pour ajouter du contenu à chaque diapositive, vous pouvez utiliser les différents éléments disponibles dans le logiciel, tels que du texte, des images, des formes et des graphiques.
Une fois que vous avez créé toutes les diapositives de votre présentation, vous pouvez les organiser en utilisant l’outil de diaporama. Vous pouvez ajouter des transitions entre les diapositives et ajuster la durée de chaque diapositive. Vous pouvez également ajouter de la musique ou d’autres éléments multimédias pour rendre votre présentation plus interactive.
Lorsque votre présentation est prête, vous pouvez alors la présenter en personne ou la partager avec d’autres personnes en utilisant les différentes options de partage proposées par PowerPoint. Vous pouvez également enregistrer votre présentation sous forme de fichier vidéo pour la diffuser ultérieurement.
L’utilisation de l’ERP et CRM en ligne Odoo est un plus pour le partage et l’utilisation des données.
Enfin l’assistance administrative peut porter sur des métiers techniques comme celui de la gestion de patrimoine ou bien sur le secteur des ressources humaines. C’est un service externalisé que nous proposons au sein de Go To Business. Il peut être exercé en Freelance ou via une société plus structurée. Cette solution offre de nombreux avantages : souplesse, prix, pas de turn-over, pas de souci de recrutement, un volume d’heures choisi pour le mois. Au-delà, quand ce ou cette assistante gagne en expérience et avec un solide bagage, ce poste peut évoluer vers celui de secrétaire de direction. Cela nécessite d’autres qualités encore.
Références
Excel
Powerpoint
Word